Bogholders tjekliste til sikker datadeling med klienter

I takt med at mere og mere bogføring foregår digitalt, er datadeling mellem bogholder og klient blevet en central del af samarbejdet. Her er der ikke længere tale om at sende en kuvert med bilag til kontoret eller aflevere mapper fyldt med papirer. I dag sker det meste online – men med den udvikling følger også nye risici.

Bogholderen håndterer ofte nogle af virksomhedens mest følsomme oplysninger: lønsedler, bankkontoudtog, fakturaer og kontrakter. Hvis disse data havner i de forkerte hænder, kan det føre til alt fra identitetstyveri til økonomisk svindel eller dyre GDPR-bøder. Derfor er det afgørende, at datadeling sker sikkert.

Mange små virksomheder tænker måske ikke over risikoen. De sender bilag i en e-mail, uploader en fil på et åbent Google Drive eller gemmer dokumenter på en privat USB-nøgle. For bogholderen er dette et rødt flag. Det er nemlig bogholderens opgave at beskytte både klientens data og sit eget ansvar.

Denne artikel giver dig en dybdegående tjekliste og en forklaring på, hvordan bogholderen sikrer, at deling af regnskabsdata sker trygt. Vi ser både på tekniske løsninger, rutiner og menneskelige faktorer, og vi kigger også fremad mod, hvordan fremtidens datadeling kan se ud.

Sikre platforme og tekniske løsninger

Den mest oplagte faldgrube i datadeling er valget af platform. Mange vælger stadig e-mail, fordi det er nemt og velkendt. Problemet er, at e-mails i deres standardform ikke er krypterede. Det betyder, at uvedkommende kan opsnappe indholdet på vej fra afsender til modtager.

Hvorfor e-mail ikke er sikkert

Forestil dig, at en virksomhed sender en fil med alle medarbejdernes CPR-numre i en vedhæftet fil. Hvis den e-mail bliver hacket eller videresendt til en forkert modtager, er skaden enorm. Virksomheden risikerer bøder fra Datatilsynet, og medarbejdernes personlige data er kompromitteret.

Valg af sikre platforme

Bogholderen anbefaler derfor altid krypterede løsninger. Eksempler kan være:

• SharePoint eller OneDrive for Business: Giver krypteret deling med mulighed for styring af adgange.

• Dropbox Business: Har funktioner til revisionsspor og versionskontrol.

• Specialiserede revisionsportaler: Mange revisionshuse tilbyder egne portaler, hvor klienter kan uploade bilag.

• Regnskabssystemer med uploadfunktion: Programmer som e-conomic eller Dinero giver mulighed for at uploade bilag direkte i systemet.

Kryptering som standard

Kryptering er kernen i sikker digital deling. Det fungerer som en lås, der sikrer, at kun den rette modtager kan åbne filen. Selv hvis en hacker får fat i filen, er indholdet ubrugeligt uden den rette nøgle.

GDPR og serverplacering

Bogholderen har også blik for, hvor data gemmes. Mange gratis løsninger bruger servere i USA eller andre lande uden for EU. Hvis hosting ikke overholder GDPR, kan det føre til juridiske problemer. Derfor vælger en professionel bogholder altid løsninger, hvor data lagres sikkert inden for EU eller i systemer, der opfylder EU’s krav.

Case: Fra USB til cloud

En bogholder fortæller om en klient, der i årevis kom forbi kontoret med en USB-nøgle fyldt med bilag. Det var nemt – men ekstremt usikkert. USB-nøglen kunne mistes, og ingen adgangskontrol eksisterede. Efter en kort oplæring skiftede klienten til at uploade bilag i en krypteret portal. Processen blev både hurtigere og langt mere sikker.

Adgangskontrol, rutiner og ansvar

Selv de bedste platforme kan ikke beskytte data, hvis mennesker bruger dem forkert. Derfor er adgangskontrol og rutiner en lige så vigtig del af sikkerheden.

Princip om mindst mulig adgang

Bogholderen arbejder altid efter princippet: Kun de, der har brug for data, får adgang.
Hvis en virksomhed har 20 ansatte, er det ikke alle, der behøver at se lønsedler eller kontoudtog. Ved at begrænse adgangen reduceres risikoen markant.

To-faktor-login

En stærk adgangskode er ikke længere nok. To-faktor-login (fx via SMS eller app) betyder, at man skal bruge to forskellige bekræftelser for at få adgang. Selv hvis en hacker får fat i koden, kan de ikke logge ind uden den ekstra faktor.

Adgangslogning

Mange systemer giver mulighed for at se, hvem der har tilgået hvilke filer. Bogholderen bruger dette som en ekstra sikkerhed – en form for “overvågningskamera” i systemet. Hvis en uautoriseret adgang forsøges, kan det spores hurtigt.

Rutiner i hverdagen

Bogholderen hjælper klienter med at etablere faste rutiner:

• Bilag må ikke gemmes på private computere uden kryptering.

• Data deles kun via godkendte systemer, aldrig via Messenger, SMS eller usikre mails.

• Backups skal køre regelmæssigt og testes.

Træning og ansvar

En stor del af arbejdet handler om at uddanne klienter og deres ansatte. Mange sikkerhedsbrud skyldes menneskelige fejl – fx at en medarbejder klikker på et phishing-link. Bogholderen fungerer derfor også som rådgiver og træner i sikker adfærd.

Mini-eksempel

En virksomhed havde glemt at fjerne en tidligere medarbejders adgang til systemet. Vedkommende kunne stadig logge ind og se bilag måneder efter sin fratrædelse. Her greb bogholderen ind, satte adgangslogning op og indførte rutinen, at adgange skal fjernes samme dag, en medarbejder stopper.

Tjeklisten: trin for trin sikker datadeling

For at gøre det overskueligt arbejder bogholderen med en konkret tjekliste, som sikrer, at intet overses.

Bogholders tjekliste:

1. Brug altid krypterede portaler eller regnskabssystemer – aldrig almindelig e-mail.

2. Vælg systemer, der er GDPR-kompatible og hostet sikkert.

3. Aktivér to-faktor-login på alle brugerkonti.

4. Definér klare adgangsrettigheder – kun relevante personer har adgang.

5. Fjern adgang øjeblikkeligt, når medarbejdere stopper.

6. Træn klienten og medarbejdere i sikker adfærd.

7. Kontrollér, at bilag ikke gemmes ukrypteret på private enheder.

8. Sørg for regelmæssige backups med gendannelsesmuligheder.

9. Vær på vagt over for phishing og falske mails.

10. Evaluer sikkerheden mindst én gang om året.

Ekstra tips til praksis

• Brug versionsstyring, så gamle bilag ikke overskrives.

• Test systemerne med jævne mellemrum via en ekstern IT-leverandør.

• Lav en nødplan: Hvad gør I, hvis systemet er nede eller hackes?

Analogi: At dele regnskabsdata uden sikkerhed svarer til at sende kontanter med almindelig post. Du håber, det når frem – men du aner ikke, hvem der åbner brevet undervejs.

Fremtidens datadeling

Sikker datadeling stopper ikke her – teknologien udvikler sig konstant.

Automatisering

Mange regnskabsprogrammer arbejder allerede på at automatisere hele processen. I fremtiden kan fakturaer gå direkte fra leverandøren ind i klientens regnskabssystem uden manuel håndtering.

Blockchain

Nogle eksperter peger på blockchain-teknologi som en mulig fremtid. Her kan hver ændring i et dokument spores med 100 % gennemsigtighed, og manipulation er næsten umulig.

AI-overvågning

Kunstig intelligens kan hjælpe med at opdage usædvanlig aktivitet – fx hvis en bruger logger ind fra en mistænkelig IP-adresse. På den måde kan systemet selv advare bogholderen.

Mennesket forbliver vigtigt

Selv med alle disse teknologier er bogholderens rolle stadig central. Automatisering beskytter mod mange fejl, men ikke mod sløseri eller manglende forståelse. Bogholderen er den, der sikrer, at systemerne bruges korrekt, og at rutinerne følges.

Sikker datadeling er en hjørnesten i det moderne bogholderarbejde. Det handler ikke kun om at vælge de rigtige systemer, men også om at skabe gode rutiner og dele ansvaret mellem bogholder og klient.

Med en kombination af tekniske løsninger, adgangskontrol og en konkret tjekliste kan virksomheder være trygge ved, at deres data er i sikre hænder. Bogholderen fungerer her både som teknisk rådgiver, træner og kontrolinstans – og dermed som en garant for, at samarbejdet med klienten bygger på tillid.

Fremtiden bringer endnu mere automatisering og nye teknologier, men ét ændrer sig ikke: Behovet for menneskelig faglighed til at sikre, at de økonomiske data bruges og deles på en sikker måde.