Hvordan digital bogføring ændrer bogføringsarbejdet

Digitalisering har ændret stort set alle brancher – og bogføring er ingen undtagelse. Hvor man tidligere sad med mapper, bilag og manuelle indtastninger, sker meget af bogføringen i dag automatisk og digitalt. Det giver nye muligheder, men også nye krav til både bogholder og virksomhed. Den digitale udvikling frigør tid, øger præcisionen og gør det muligt at få indsigt i økonomien i realtid. Men hvad betyder det egentlig for bogholderens arbejde, og hvordan påvirker det den måde, virksomheder håndterer regnskabet på? Det ser vi nærmere på her.

Fra manuelle bilag til automatisering

Før digitaliseringen var bogføring en tidskrævende proces. Fakturaer blev modtaget på papir, bilag skulle stemples og gemmes i mapper, og bogholderen tastede alle oplysninger manuelt. Det skabte mange muligheder for fejl og krævede enorme ressourcer.

Med digital bogføring er dette billede ændret markant. Fakturaer sendes elektronisk, og bilag kan uploades direkte til systemet. Mange regnskabsprogrammer bruger i dag automatisk genkendelse, hvor systemet aflæser beløb, dato og leverandør og foreslår kontering. Bogholderen behøver kun at godkende i stedet for at indtaste alt fra bunden.

Automatisering omfatter også bankafstemning. Hvor man tidligere manuelt afstemte kontoudtog, kan det nu ske automatisk gennem bankintegrationer. Systemet matcher betalinger med fakturaer, og bogholderen skal kun tage stilling til afvigelser.

Denne udvikling har frigivet tid, men har også ændret selve kernen i arbejdet. Bogholderen går fra at være indtaster til at være controller – den, der kvalitetssikrer og holder øje med, at systemerne fungerer korrekt.

Nye roller og kompetencer for bogholderen

Digital bogføring betyder, at bogholderens arbejdsopgaver flytter sig. Tidligere var meget af arbejdet præget af manuel rutine, men i dag handler det i højere grad om at overvåge processer, analysere data og rådgive virksomheden.

Nye kompetenceområder inkluderer:

• Teknologiforståelse: Bogholderen skal kende til digitale regnskabssystemer, integrationer og cloudløsninger.

• Dataanalyse: Når tallene er tilgængelige i realtid, forventes bogholderen at kunne udlede mønstre og give virksomheden indsigt.

• Rådgivning: Med mindre tid brugt på indtastning bliver der mere tid til at rådgive om likviditet, optimering af processer og strategiske beslutninger.

Bogholderen får dermed en mere aktiv rolle i virksomheden – fra at være en ”bagudrettet” registrator til at være en fremadskuende sparringspartner.

Et eksempel er budgetopfølgning. Tidligere blev tallene leveret efter afslutningen af en periode. I dag kan bogholderen i realtid vise, hvordan virksomheden klarer sig, og hurtigt pege på, hvor der er behov for justeringer.

Fordele og udfordringer ved digital bogføring

Overgangen til digital bogføring giver mange fordele, men den er ikke uden udfordringer.

Fordele:

• Tidsbesparelse: Automatisering frigør tid fra manuelle processer.

• Færre fejl: Systemer reducerer risikoen for tastefejl og manglende bilag.

• Tilgængelighed: Data er tilgængelig online og i realtid.

• Bedre overblik: Virksomheder kan nemt følge likviditet og nøgletal.

Udfordringer:

• Implementering: Det kræver tid og investering at skifte til nye systemer.

• Læring: Bogholdere og virksomheder skal opbygge nye kompetencer.

• Datasikkerhed: Når alt ligger i skyen, er sikkerhed og GDPR ekstra vigtigt.

• Afhængighed af teknologi: Systemnedbrud kan stoppe arbejdet, hvis der ikke er backup.

Digital bogføring er altså ikke kun en teknisk ændring, men en kulturel ændring i måden, virksomheder tænker økonomistyring på. Det stiller krav om fleksibilitet, læring og evnen til at udnytte data aktivt.

Digital bogføring har ændret bogholderens arbejde fra bunden. Det er ikke længere kun et spørgsmål om at registrere tal, men om at skabe indsigt og være med til at drive forretningen fremad. For de virksomheder, der omfavner mulighederne, bliver bogholderen en endnu vigtigere samarbejdspartner i den digitale tidsalder.